El proyecto
Se armó un proyecto a medida para lo que nosotros necesitábamos.
— Gastón Izaguirre, gerente de IT de CALF
Cómo CALF migró 500 usuarios a Microsoft 365 y redujo prácticamente a cero el mantenimiento de su correo
Tux Solutions acompañó a CALF en una migración progresiva desde Zimbra hacia Microsoft 365. El desafío: modernizar una infraestructura crítica, preservar la información y mantener la operación mientras ambos entornos convivían.
Administrar una infraestructura tecnológica no debería consumir el tiempo que un equipo de IT podría estar destinando a proyectos de mayor valor. Ese era uno de los desafíos que enfrentaba la Cooperativa CALF.
Como parte de un proceso de actualización tecnológica, CALF necesitaba modernizar su infraestructura de correo electrónico y avanzar hacia herramientas que facilitaran la colaboración entre sus equipos.
El punto de partida era un servidor Zimbra on-premise administrado internamente que daba servicio a aproximadamente 500 usuarios. Mantenerlo operativo implicaba infraestructura, recursos y una cantidad considerable de horas del equipo de Sistemas.
Pero reemplazarlo no era tan simple como cambiar una plataforma por otra. Había que migrar años de información, acompañar a cientos de usuarios y, sobre todo, hacerlo sin interrumpir una herramienta crítica para la operación diaria de la cooperativa.
El desafío: modernizar sin detener la operación
El correo electrónico era una herramienta central para CALF. Una migración abrupta podía generar interrupciones, pérdida de información o dificultades para cientos de usuarios.
Por eso, antes de comenzar, Tux trabajó junto al equipo de CALF para entender las particularidades de su infraestructura y diseñar una estrategia adaptada a su realidad. La experiencia previa de Tux en migraciones desde Zimbra permitió identificar rápidamente los principales desafíos técnicos y definir un proyecto específico para la cooperativa.
El objetivo estaba claro: migrar hacia Microsoft 365 reduciendo al mínimo el riesgo operativo y preservando la información durante todo el proceso.
La estrategia: una migración progresiva en lugar de un cambio abrupto
En lugar de realizar un corte total y migrar a los aproximadamente 500 usuarios de una sola vez, Tux diseñó junto a CALF una transición por etapas.
Durante varios meses, Zimbra y Microsoft Exchange funcionaron simultáneamente mientras la migración avanzaba por grupos de usuarios. Tux se encargó de mantener la sincronización entre ambos entornos durante esta etapa.
Esta convivencia permitió que la operación continuara mientras se realizaba la transición y, al mismo tiempo, que los equipos pudieran validar cada instancia, recibir feedback y resolver desvíos antes de avanzar con nuevos grupos. La comunicación entre Tux y el equipo técnico de CALF fue permanente durante todo el proyecto.
El proceso completo demandó aproximadamente seis meses. Hubo pequeños desvíos respecto de la planificación inicial, pero existía una prioridad por encima del plazo: completar la migración sin perder información y sin comprometer la continuidad de la operación. Y ese objetivo se cumplió.
De migrar el correo a cambiar la forma de trabajar
La transformación no terminó con Exchange Online. La incorporación de Microsoft 365 abrió la puerta a herramientas que comenzaron a modificar también la manera en que los equipos de CALF almacenan información, comparten archivos y colaboran entre sí.
OneDrive y SharePoint permitieron reemplazar parte de la lógica de almacenamiento y respaldo local por herramientas cloud, facilitando el acceso a la información y el trabajo colaborativo entre áreas. Teams complementó este nuevo ecosistema.
Lo que había comenzado como un proyecto para modernizar la infraestructura de correo terminó creando las bases para una forma de trabajo más conectada dentro de la organización.
El factor humano: acompañar a 500 usuarios en el cambio
Migrar tecnología es una parte del proyecto. Lograr que las personas la incorporen es otra.
CALF llevaba años trabajando con su plataforma anterior, por lo que la llegada de una nueva interfaz y nuevas herramientas generó inicialmente cierta resistencia entre algunos usuarios.
La transición hacia Outlook fue gestionada internamente por CALF de manera progresiva y por grupos hasta alcanzar aproximadamente 500 usuarios. Tux complementó ese proceso con instancias de capacitación sobre herramientas como OneDrive, SharePoint y Teams, realizadas a través de partners especializados.
A medida que los usuarios comenzaron a familiarizarse con el nuevo entorno, la resistencia inicial disminuyó y las herramientas empezaron a incorporarse a la operación cotidiana.
El resultado: de mantener infraestructura a liberar tiempo del equipo de IT
Uno de los impactos más concretos apareció exactamente donde había comenzado el problema: en el equipo de Sistemas.
Antes de la migración, mantener la infraestructura local de correo demandaba una cantidad considerable de horas hombre destinadas a administración y mantenimiento. Después de la implementación, esa dedicación se redujo prácticamente a cero. El equipo pudo disminuir tareas operativas y retrabajos asociados al mantenimiento de la plataforma y liberar capacidad para concentrarse en otras iniciativas.
Pero el impacto no quedó solamente dentro de Sistemas. Personal operativo que trabaja en calle comenzó a contar con cuentas de correo vinculadas a procesos internos y sistemas de Recursos Humanos, ampliando el alcance de las herramientas digitales dentro de la organización.
Para la dirección y el área de IT, el nuevo entorno también significó mayor tranquilidad operativa.
Antes
- Infraestructura de correo administrada localmente.
- Horas del equipo de IT destinadas a mantenimiento.
- Dependencia de infraestructura y recursos internos.
- Herramientas de colaboración más limitadas.
Después
- Aproximadamente 500 usuarios migrados al ecosistema Microsoft 365.
- Mantenimiento del correo reducido prácticamente a cero.
- Exchange Online como nueva plataforma de correo.
- Incorporación de OneDrive, SharePoint y Teams.
- Mayor capacidad del equipo de Sistemas para enfocarse en otras iniciativas.
- Nueva modalidad de trabajo colaborativo en la nube.
Una relación que continuó después de la migración
El trabajo entre CALF y Tux no terminó cuando el último usuario fue migrado. Durante el proyecto, ambos equipos mantuvieron una comunicación técnica constante para resolver necesidades y acompañar cada etapa de la transición. Una vez finalizada la implementación, ese vínculo continuó mediante canales directos de comunicación para resolver consultas y nuevas necesidades de manera ágil.
Para CALF, tres factores fueron determinantes en la elección de Tux: capacidad técnica, experiencia previa en este tipo de migraciones y predisposición para adaptar la solución a las necesidades reales de la organización. La experiencia específica en migraciones desde Zimbra hacia ecosistemas cloud permitió reducir la incertidumbre y contar con acompañamiento técnico durante todo el proceso.
Consultado sobre si volverían a elegir a Tux, Gastón Izaguirre fue claro: la cooperativa continúa trabajando junto a Tux en su proceso de transformación tecnológica.
Cuando la tecnología deja de consumir recursos y empieza a liberarlos
El caso CALF muestra que una migración de correo puede generar un impacto mucho mayor que simplemente reemplazar una plataforma. El proyecto permitió pasar de una infraestructura que demandaba mantenimiento constante a un ecosistema cloud que redujo esa carga operativa prácticamente a cero.
Pero también abrió nuevas posibilidades. Más colaboración. Menor dependencia de infraestructura local. Nuevas herramientas para los equipos. Y más tiempo para que Sistemas pueda concentrarse en iniciativas de mayor valor para la organización.
La clave no estuvo solamente en Microsoft 365. Estuvo en cómo se diseñó y ejecutó la transición: de manera progresiva, manteniendo ambos entornos operativos, acompañando a los usuarios y priorizando la continuidad del negocio durante todo el proceso.
En Tux Solutions ayudamos a las organizaciones a entender qué dependencias tecnológicas tienen hoy, qué oportunidades existen para modernizarlas y cuál es el camino adecuado para hacerlo sin comprometer su operación. Porque transformar la tecnología no significa simplemente cambiar herramientas. Significa lograr que la tecnología deje de ser una carga y se convierta en un habilitador para seguir creciendo.
